Obwohl diese Grenzen bei kleineren Vereinen kaum überschritten werden, entfällt die Buchführungspflicht nicht. Es ist die Vorschrift § 63 Abs. 3 AO zu beachten. Der Verein hat den Nachweis zu führen, dass seine tatsächliche Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet ist. Es muss eine ordnungsgemäße Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben erfolgen, damit eine Aufgliederung in die Bereiche der ideellen Tätigkeit, der Vermögensverwaltung der Zweckbetriebe und der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe möglich ist. Zu diesem Zweck setzen auch kleine Vereine Kassenprüfer ein.
Unabhängig davon, ob ein Verein wirtschaftliche Tätigkeiten ausübt, besteht die rechtliche Verpflichtung, die Einnahmen und Ausgaben lückenlos und geordnet, von einander getrennt aufzuzeichnen. Aufzeichnungen sind dann ordnungsgemäß, wenn sie u.a.
- wahr,
- vollständig erfolgen,
- zeitnah erfolgen,
- ausreichende Erläuterungen zu den Einnahmen und Ausgaben enthalten,
- mit steigendem Volumen immer detaillierter werden,
- verschiedene Bereiche getrennt erfasst werden.

Wichtig ist, dass jeweils Originalbelege vorhanden sind, aus denen sich die Einnahmen und Ausgaben ergeben.
Innerhalb der Aufzeichnungen dürfen keine Verrechnungen stattfinden, d.h., dass Einnahmen und Ausgaben nicht miteinander verrechnet werden dürfen.
Daneben bestehen gesonderte Aufzeichnungspflichten beispielsweise für:
- Wareneinkauf und –verkauf.
- Geschenke und Bewirtungsausgaben.
- Angeschaffte Wirtschaftsgüter.
- Führung von Lohnkonten.
- Pauschal versteuerte Arbeitslöhne.
- Spendennachweise.

Auszug aus dem Buch „ Der Verein als Arbeitgeber – Vereinspraxis im Arbeit-, Sozial-, und Lohnsteuerrecht und Personalwesen“ von Marc Wandersleben und Isabell Hartung, Verlag Mittelstand und Recht, 2008